| Prosjekt typerEt prosjekt er en arbeidsform hvor en temporær organisasjon er opprettet for å utføre en avgrenset oppgave.
Prosjekt opprettes for å skape noe nytt, for å koordinere ulike interesser, eller for å sette fokus på komplisert eller viktig oppgave.
Ethvert prosjekt som settes i gang skal klassifiseres i henhold til ovenstående typer.
Oppdragsgiver skal dokumentere alle overordnede beslutninger som gjenstår og peke på viktige spørsmål som trenger avklaring i prosjektet før det startes. Alle prosjekter er en prosess hvor de gradvis lukkes til siste beslutning er tatt. Forprosjekt Ta utgangspunkt i problem eller utfordring som har blitt såpass påtrengende at løsning har sjansen for å få prioritet. Et forprosjekt nedsettes. Et forprosjekt er en utredning som ikke behøver tilfredsstille de formelle kravene til prosjekt foran. Det har til oppgave å presisere problemet, presisere mål, utrede alternative løsninger med kostnader, nytteeffekt og risikovurdering, og komme med en innstilling. Resultatet er et beslutningsunderlag: En forprosjektrapport. Ledelsen tar stilling til forprosjektrapporten og bestemmer hva som skal gjøres videre. Hvis gjennomføringsprosjekt blir vedtatt, skal oppdragsgiver utarbeide mandat: Målpresisering Effektmål: Oppdragsgivers hensikt med prosjektet, oppfylles etter at prosjektet er avsluttet av linjen selv. Objektmål: Resultatmål som prosjektet skal oppnå. Prosessmål: Prosjektets mål innen kompetanse, miljø o.l. Hensikten er å komme fram til et mål som ‘sitter i ryggmargen’ og styrer alle små og store beslutninger i prosjektet. Det skal være lett forståelig, utvetydig, motiverende og gi aktiv påvirkning i arbeidet. Mulig prosedyre for målpresisering: Hvilke målgrupper har dette prosjektet? Hvilke hovedoppgaver? For hver målgruppe, hva er målene? For hver hovedoppgave, hva er målene? Hva er målsettingen for virksomheten som helhet og dens kunder? Lag målformulering for objektmål som tilfredsstiller virksomheten, kundene og de viktigste målgruppene for øvrig med: Hovedmål og inntil 5 delmål. Risikovurdering Hensikten er å redusere risiko for prosjekt fiasko.. Mulig prosedyre for å finne risikofaktorer: Hva er fiasko for dette prosjektet? Hva kan forårsake fiasko? Idédugnad. For hver årsak, hva er konsekvensen og hva er sannsynligheten? La kompetente personer uttale seg om de risikofaktorene de har kjennskap til. For risikofaktorer i ‘minefeltet’, samt i ‘pass på’ og ‘?’-feltet, se på hvilke tiltak som kan redusere risiko. Risikofaktorene følges opp ved hvert styringsgruppemøte. Organisering Styringsgruppen har ansvar for prosjektets mandat: mål, rammebetingelser, organisering. Den skal godkjenne milepælplanen og følge den opp. Det er deres oppgave å sørge for at ressurstilgangen blir som forutsatt. Den skal ikke blande seg inn i forhold den ikke har noe med, med ett unntak: Utvidet kontroll av prosjektet. Avvikene er så store at enkel kontroll ikke er tilstrekkelig. Da må årsakene til avvikene fram. Prosjektleder forplikter å oppfylle kontrakten/mandatet og å følge milepælplanen. Kvalitetssikringsrepresentanten skal se til at prosedyrer følger standard, og bistå prosjektet med å planlegge kvalitetssikring. Referansegruppen skal sørge for at brukerbehovene blir dekket, gjennom innspill til prosjektet. Prosjektmedarbeidere kan få ansvar for å koordinere aktiviteter fram til en milepæl, ansvar for aktiviteter eller bidra i arbeidet med aktiviteter. Avklar forholdet til linjen, særlig med hensyn til mål og ressursbruk. Prosjektet kan være organisert innen en avdeling, være mellom flere avdelinger med delt arbeid mellom linje og prosjekt (matrise) eller være frittstående i forhold til linjen med helttidsengasjerte medarbeidere. Større prosjekter splittes i delprosjekter for å sikre kontroll. Avhengighetene mellom delprosjektene må avklares. Delprosjektene får klare oppgaver med faste og frie parametere. De frie parameterne skal besluttes. Menneskelige faktorer er avgjørende for produktivitet i prosjekter. I utviklingsprosjekter gjelder: Forståelse, ansvar, kompetanse, trygghet, utfordring, myndighet. Gjennomføringsprosjekt Prosjektetablering Hensikt: Etablere en prosjektgruppe som har medeierskap i mål og planer. La gruppen kritisk vurdere og forbedre målene gjennom ny målpresisering.. La gruppen foreta egen risikovurdering. La gruppen ta stilling til omfang og rammer for å vurdere realismen, og for å gjøre klart hvilke parametere som er faste og hvilke som er frie. Planlegging Hensikt: Lage planer som forplikter resultater innenfor tids- og kostnadsrammer. Milepælplan Hensikt: Vise de 10-20 viktigste tilstandene underveis i prosjektet som gir tillit ved oppfølging. En milepælplan er design av prosjektprosessen. Oversiktlig prosjekt: Sett opp milepælene direkte på klistrelapper. Uoversiktlig prosjekt: Ha idédugnad for å finne mange aktiviteter og milepæler i prosjektet. La ulike grupper få i oppgave å se på ulike deler av prosjektet. Typer milepæler: Beslutning (plan, design, spesifikasjon, skisse), verifikasjon (test, godkjenning, inspeksjon, høring) og eksterne avhengigheter til andre prosjekter/instanser. Gruppér innspillene. Prøv å finne resultatløp, eks: System, Opplæring/informasjon, Dokumentasjon/kvalitet. Plukk ut det dere tror er viktige milepæler. Pass på at verifikasjonsmilepæler refererer til en norm, gjerne resultatet av en beslutningsmilepæl (informasjonsplan, testplan, implementasjonsplan, romskisse). Knytt avhengigheter mellom milepælene. Prosjektleder finpusser formuleringer og layout og presenterer resultatet på neste møte for gjennomgang. Deretter kan den gå til godkjenning hos styringsgruppe. Lag prosjektansvarskart hvor personer og roller er knyttet til hver enkelt milepæl. Ta med prinsipielle forhold, slik som økonomi, kvalitetssikring, jus osv, hvor enkeltpersoner har en fast rolle gjennom hele prosjektet. Aktivitetsplan Hensikt: Underlag for tidsestimat, Sjekkliste at alt er tenkt på, Organisering av arbeidet. Urealistiske estimat er antakelig den vanligste årsaken til fiasko i prosjekt. La flere personer være med på estimater, men den ansvarlige for utførelsen må få siste ord. Summen av estimatet på enkeltaktiviteter utgjør estimatet for hele prosjektet. Estimater i innsats i form av timeverk eller dagsverk må omgjøres til kalendertid. Kalendertiden er avhengig av beslutningsprosesser hvor det kan bli venting, den er avhengig av tilgang på kritisk personell og antall personer. Regneark eller prosjektstyringsverktøy kan være til hjelp med dette. Lag oversikt over alle aktivitetene på et detaljeringsnivå ned til ca 20-40 timeverk for en aktivitet. Knytt hver aktivitet til en milepæl. For kommende periode på 1-3 måneder, knytt ansvarskart til aktivitetene: Ansvar for fremdrift, ansvar for å godkjenne resultat, utfører, må informeres. Dette er underlag for arbeidsinstruks for den enkelte medarbeider. Hvis nødvendig, lag ukeplan som er enda mer detaljert. Prosjektstyring Rapporteringsrutiner Hensikt: Skaff informasjon om status og videre planer. Hvor ofte skal styringsgruppen møte? Typisk månedlig. Hvor ofte skal prosjektgruppen møte? Ukentlig i intensive prosjekter. Hvilke opplysninger skal formidles fra prosjektleder til styringsgruppen? 1/2 side tekstlig oppsummering. Rapport på milepælplan Risikorapport Økonomisk status Hvilke opplysninger skal formidles fra deltakere til prosjektleder? Hvilke aktiviteter som er avsluttet, eventuelt hva som gjenstår av oppgaven. Problemer med gjennomføringen Hvilke opplysninger skal prosjektleder formidle til medarbeiderne? Hva skal den enkelte gjøre i nærmeste fremtid Hvilket forarbeid er nødvendig, og hvilke resultater forventes Oppfølging Hva skal prosjektleder fokusere på? Uavklarte oppgaver, ressursproblemer, konflikter, risiko… Uformell oppfølging viktigere enn formell i utviklingsprosjekter – motsatt i leveranseprosjekter. Revidering av planer. Detaljering av planer for neste periode. Sørg for at medarbeidere forstår oppgaven de skal utføre, ser den i sammenheng med andre oppgaver, hva som forberedes, hvilke resultater som forventes og eventuelt etterarbeid. Informasjon til oppdragsgiver, styringsgruppe, linjeledere, brukere, prosjektdeltakere ….. for å skape TILLIT. JJJJJJJ |